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ステップ図解
Outlook2000で情報活用

Outlook2000はメールの送受信、スケジュール管理などを行うための情報管理ツールです。その他にFAX送信やデスクトップにメモ書きを貼り付ける機能など、多彩なツールが含まれています。
 これほど多機能なOutlook2000ですが、あまりにも多機能すぎて、使い方や環境設定が難しいという欠点があります。そこで本書では、使用頻度がもっとも高いと思われる機能を中心に、仕事に役立つ使い方をピックアップして解説しています。

※書籍中の例題データは「データ館」の部屋で入手できます。

第1章 Outlook2000って何?

●Outlook2000って何?・・・・・・12

●ここが新しい!Outlook2000・・・・・・14

●快適に使うための環境はこれだ!・・・・・・18

●まずはOutlookを起動しよう・・・・・・20

■パソコンの起動と同時にOutlookを起動するには■Outlookアイコンが見えないときの起動方法

■起動時のフォルダを変更するには

●作業画面はこうなっている・・・・・・22

■作業画面の構成■プレビューウィンドウの表示・非表示を切り替えるには■フォルダ一覧を表示するには

●情報はこうやって管理されている・・・・・・24

●Outlookバーの役割を理解する・・・・・・26

●変幻自在の作業画面の仕組みを知る・・・・・・28

●コマンドの実行方法を知る・・・・・・30

■メニューバーとツールバーの関係■メニューバーの動作をOutlook98と同じにするには

●2つの作業画面を並べて表示する・・・・・・32

■Outlook2000のウィンドウ構造■複数ウィンドウの活用法■ウィンドウの表示方法はこれだけある

●分からない機能をヘルプで調べる・・・・・・34

■Officeアシスタントとは■ヘルプウィンドウの活用方法■キャラクターを変更するには

●Outlook2000を終了する・・・・・・36

■[終了(X)]コマンドとは■まだあるOutlook2000を終了する方法■Outlook2000を強制的に終了するには

第2章 快適な環境を設定する

●これから行う作業手順を確認する・・・・・・40

■イントラネット環境でOutlookを使うには

●モデムを接続する・・・・・・42

■モデムとは■モデム接続時の注意点

●パソコンにTAを接続する・・・・・・44

■TA(ターミナルアダプタ)とは■ISDNの活用方法

●モデムの機種を登録する・・・・・・46

■「モデムの登録」とは■最新のデバイスドライバの入手方法■モデムを自動登録するには

●接続先の電話番号を登録する・・・・・・50

■「電話番号の登録」とは■接続先の電話番号を後から変更するには

●接続先の情報を登録する・・・・・・52

■「接続先情報の登録」とは

●Outlookのメール環境を設定する・・・・・・54

■「Outlookのメール環境の設定」とは■既存のメール情報を取り込むには

■メールサービスオプションを後から変更するには■メールの設定情報を編集するには

●FAX機能を組み込む・・・・・・60

■OutlookのFAX機能とは

●FAX機能を設定する・・・・・・62

■「FAX機能の設定」とは■登録内容を変更するには

●Outlook Expressのデータを取り込む・・・・・・66

■メールデータの取り込みとは

第3章 個人情報を管理する

●これがOutlookの「連絡先」機能だ!・・・・・・70

●新しい連絡先を登録する・・・・・・72

■連絡先の登録とは■会社と自宅の住所を切り替えて入力するには■連絡先に顔写真を表示するには

●連絡先の情報を修正する・・・・・・74

■連絡先の内容を変更するときの注意点■電話番号だけを素早く変更するには■連絡先を削除するには

■削除した連絡先を復活させるには

●特定の条件に合う連絡先を表示する・・・・・・76

■フィルタとは■特定の条件に合う連絡先のデータを素早く探すには

●登録してある先に電話をかける・・・・・・78

■オートダイヤラーとは■同じ相手にリダイヤルするには

●連絡先のホームページを表示する・・・・・・80

■[Webページアドレス(W)]とは■複数のホームページアドレスを登録するには

●連絡先に覚え書きを設定する・・・・・・82

■フラグの設定とは■設定したフラグを解除するには■フラグにアラームを設定するには

●連絡先のデータを分類する・・・・・・84

■[分類(I)]コマンドとは■オリジナルの分類項目を追加するには

●連絡先を分類別に一覧表示する・・・・・・86

■ビューとは■独自のビューを登録するには■フラグを設定した連絡先を表示するには

●一覧の表示順序を変更する・・・・・・88

■ビューを見やすくするコツ■不要な列を非表示にするには■表示項目を追加するには

●連絡先の一覧を印刷する・・・・・・90

■印刷スタイルの種類■特定のカードだけを印刷するには

●連絡先を電子名刺として送信する・・・・・・92

■vCardとは

●受信した電子名刺を登録する・・・・・・94

■vCardの登録とは

●複数の連絡先を配布リストに登録する・・・・・・96

■配布リストとは■配布リストを使って電子メールをまとめて送信するには

●Excelの住所録を連絡先に取り込む・・・・・・98

■連絡先の取り込みとは■Excelの住所録を取り込むコツ

第4章 電子メールを送受信する

●新しい送信メールを作成する・・・・・・104

■[新しいメッセージ(N)]コマンドとは■メールアドレスを素早く入力するには

●メールを送受信する・・・・・・106

■[送受信(E)]コマンドとは■メールを送信するときの注意点

●受信したメールの返事を作成する・・・・・・108

■[返信(R)]コマンドとは■引用記号を付加するには

●同じメールを複数の人に送信する・・・・・・110

■同じメールを複数の宛先に送信する用途■送信先をグループ化するには

●署名の内容を作成する・・・・・・112

■署名とは

●送信メールにファイルを添付する・・・・・・114

■添付ファイルとは■ファイルのサイズを小さくするには

●受信メールの添付ファイルを保存する・・・・・・116

■[添付ファイルの保存(N)]コマンドとは■圧縮されたファイルを解凍するには

■添付ファイルを直接開くには

●用途別にフォルダを作成する・・・・・・118

■Outlookの「フォルダ」とは■フォルダを使った情報整理のコツ

●メールを種類別に自動的に色分けする・・・・・・120

■メールの色分けとは■設定した色分けを解除するには■宛先別に色分けするには

●メールの一覧を並べ替える・・・・・・122

■[並べ替え(S)]コマンドとは■ワンタッチで並べ替えるには

●目的のメールだけを表示する・・・・・・124

■[フィルタ(L)]コマンドとは■複数のキーワードを指定するには

●件名一覧と本文を同時に表示する・・・・・・126

■[ビューを使う]コマンドとは■関連するメールをまとめて表示するには

●受信メールを自動的に分類する・・・・・・128

■「自動仕訳」とは■仕訳ルールを一時的に無効にするには

●指定の日時以降にメールを送信する・・・・・・132

■[指定日時以降に配信(B)]コマンドとは

●迷惑メールを自動的に削除する・・・・・・134

■[迷惑メール]コマンドとは■独自の排除ルールを追加するには

●特定の相手の通信履歴を記録する・・・・・・136

■「履歴の自動記録」とは■履歴の内容を一覧表示するには

第5章 スケジュールを管理する

●これが予定を管理する機能だ!・・・・・・140

■「予定表」とは

●新しい予定を登録する・・・・・・142

■[新しい予定(O)]コマンドとは■カレンダーナビゲータの操作法■非公開の予定を登録するには

●登録した予定の時刻を変更する・・・・・・144

■予定時刻の変更とは■日付を変更するには■予定の内容を変更するには

●時間指定のない行事を登録する・・・・・・146

■イベントとは■イベントを予定に変更するには

●定期的な予定を登録する・・・・・・148

■[新しい定期的な予定(A)]コマンドとは■定期的な予定を変更する場合の注意点

●祝日をカレンダーに登録する・・・・・・150

■[祝日の追加(H)]コマンドとは■祝日を削除するには

●会議の予定と出席者を登録する・・・・・・152

■[会議の計画(P)]コマンドとは■出席依頼を送信しないで会議の予定を保存するには

■会議の登録を中止するには

●受信した出席依頼に返事を出す・・・・・・156

■出席依頼の承諾とは■自動的に承諾するには

●会議の出席状況を確認する・・・・・・158

■出席状況の見方■「受信トレイ」で出席状況を確認するには■出席者を後から追加するには

●会議の予定を変更する・・・・・・160

■会議の予定の変更とは■会議の日付を変更するには

●これが進捗を管理する機能だ!・・・・・・162

■「仕事」とは

●新しい仕事を登録する・・・・・・164

■仕事の登録とは■詳細情報を設定するには

●仕事の進み具合を更新する・・・・・・166

■進み具合の更新とは■「仕事リスト」に進捗状況を表示するには■優先度を変更するには

●電子メールで仕事を依頼する・・・・・・168

■[仕事の依頼(N)]コマンドとは

●受信した仕事の依頼に返事を出す・・・・・・170

■仕事依頼の承諾とは■承諾した仕事の進捗状況を報告するには

●仕事に完了マークを設定する・・・・・・172

■仕事の終了とは■複数の仕事をまとめて終了するには■依頼を受けた仕事を終了する場合の注意点

■仕事を完全に削除するには

第6章 便利な機能を活用する

●Outlookにホームページを表示する・・・・・・176

■Outlookのホームページ表示機能とは■IE5.0で登録したホームページを表示するには

■ホームページをワンタッチで表示するには

●OutlookからExcelブックを開く・・・・・・178

■Outlook2000のファイル管理機能とは■フォルダ一覧を表示するには■ファイルをワンタッチで開くには

●よく使うフォルダを登録する・・・・・・180

■Outlookバーへの登録とは■共有フォルダをOutlookバーに登録するには

■Outlookバーにグループを作るには

●メールのひな形を作る・・・・・・182

■メールのひな形とは■作成したひな形を利用するには

●チャットができるように設定する・・・・・・184

■チャットの設定とは■スムーズにサーバーに接続するコツ■NetMeetingで利用できる機能

●インターネットでチャットを行う・・・・・・188

■チャットを行う仕組み■サーバーに名前を公表しないようにするには

■名前を公表していない相手に会議を申し込むには■過去に会議をした相手に素早く会議を申し込むには

●メモをデスクトップに貼り付ける・・・・・・192

■[メモ(N)]コマンドとは■Windows起動時に「メモ」を表示させるには

■Outolookが起動していない状態で新しい「メモ」を作成するには

●メモの内容をメールで送信する・・・・・・194

■「メモ」の送信とは■受信した「メモ」を開くには■Outlookがない相手に「メモ」を送信するには

●メモを予定表に貼り付ける・・・・・・196

■「メモ」の戦略的活用法■「連絡先」のデータをメモにするには

●Officeの作業履歴を自動記録する・・・・・・198

■「履歴」とは■作業履歴からファイルを開くには

●プロジェクトの一覧をExcelに書き出す・・・・・・200

■エクスポートとは■「連絡先」をAccessに書き出すには

●Messenger4.6のメールを取り込む・・・・・・204

■インポートとは

●少しずつ文面の違うメールを送る・・・・・・206

■送信先ごとに文面の一部が違うメールを作るコツ■条件に合う連絡先のみにメールを送るには

●文書をFAXで送信する・・・・・・210

■パソコンからFAXを送信する仕組み

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